ホームページの管理情報は1枚にまとめる｜引き継ぎで困らない6つの項目

こんにちは、株式会社ソライル　Web集客コンサルタントの波多野です。

「ホームページのログイン情報が、社内の誰にも分かりません」。ご相談のなかで、いちばん多い言葉かもしれません。担当していた社員が辞めた。制作会社と連絡が取れなくなった。前任者のパソコンに書いてあったはずだが、そのパソコンはもう無い。

この状態でも調査から始めれば手は打てますが、正直なところ、一覧が1枚あるかないかで、かかる時間も費用も大きく変わります。ドメインの契約先が分かっていれば数分で済む確認に、何日もかかることがあるからです。

この記事では、何を書いておけばいいのかを項目で挙げます。難しい作業ではありません。1時間あれば埋まります。

なぜ、1枚にまとめるのか

ホームページは、いくつもの契約とアカウントが組み合わさって動いています。ドメインはA社、サーバーはB社、メールはC社、制作したのはD社。作った当時は担当者の頭の中で全部つながっていますが、その人が辞めた瞬間、会社には何も残りません。

契約書が無いのと同じ危うさです。しかも、ホームページの場合は「困ったときに初めて気づく」という性質があります。サイトが止まってから探し始めると、復旧が遅れます。

書いておく項目

1. ドメイン

• ドメイン名
• 登録している会社(お名前.com、ムームードメインなど)
• 管理画面のURL
• 有効期限
• 契約の名義(自社か、制作会社か)

名義は必ず確認してください。制作会社の名義になっていると、関係が切れたときに動かせなくなります。

2. サーバー

• 契約している会社
• 管理画面のURL
• 契約の更新日
• 支払い方法(どのカード、どの口座か)

支払いに使っているクレジットカードの有効期限も一緒に書いておくと、なお安心です。この2つが切れてサイトが止まる話はサイトが消える3か所の期限に書きました。

3. サイト本体

• WordPressなどの管理画面のURL
• 管理者アカウントのID(誰のアカウントが管理者権限を持っているか)
• 使っているテーマの名前

管理者権限を持っている人が誰なのかは、意外と誰も把握していません。辞めた社員のアカウントが管理者のまま残っている、というのもよくある話です。

4. メール

• メールの契約先(サーバー会社と同じとは限りません)
• 使っているアドレスの一覧
• 設定情報の保管場所

サイトとメールで契約先が別、という構成は珍しくありません。片方だけ分かっていても、もう片方で止まります。

5. 外部サービス

• Googleアナリティクス(GA4)、Google Search Console
• SNSの各アカウント
• お問い合わせフォームのサービス
• 予約システム、チャットツールなど

ここで大事なのは、それぞれが誰のアカウントに紐づいているかです。担当者の個人アカウントで作られていると、退職時にまとめて見られなくなります。会社のアカウントに移すか、少なくとも2人が管理者として登録されている状態にしてください。

6. 相談先

• 制作した会社の名前と連絡先
• 保守を頼んでいる会社の名前と連絡先
• 契約の内容と範囲

どこまでが契約の範囲なのかも書いておくと、いざというときに迷いません。確認しておく項目は保守契約で確認する10項目にまとめてあります。

パスワードは、この一覧に書かない

ここだけは注意してください。パスワードそのものを一覧に並べて書くのは避けてください。共有フォルダに置いた一覧が流出すれば、全部まとめて渡すことになります。

現実的なのは、次のどちらかです。

• パスワード管理の専用ソフトを使い、一覧には「どのソフトに保管しているか」だけを書く
• パスワードは別の場所(紙で金庫、など)に保管し、一覧にはその場所を書く

一覧の役割は「どこに何があるかが分かること」です。鍵そのものではなく、鍵のありかを記録するもの、と考えてください。

置き場所と、見られる人

置き場所は、次の2つを満たしてください。

• 少なくとも2人が見られること。1人しか知らない状態は、その人が休んだだけで止まります
• 退職しても消えない場所であること。個人のパソコンや個人のクラウドではなく、会社として管理している場所に置いてください

紙で印刷して金庫に入れておく、という方法も、中小企業では有効です。大事なのは形式ではなく、その人がいなくても会社に残ることです。

やりがちな失敗

• 作ったきり、更新しない。契約先やアカウントは変わります。年に1回、見直す日を決めてください
• 「詳しい人がいるから大丈夫」と考える。その人が辞める日は、たいてい急に来ます
• 制作会社に全部任せて、自社では何も持たない。良い関係が続いている間は問題になりませんが、連絡が取れなくなると打つ手が限られます

ソライルの場合

保守をお引き受けするときは、まずこの棚卸しから入ります。ログイン情報が分からない状態からのご相談も多いので、調査からお手伝いしています。実際、「他社が作ったサイトで、制作会社と連絡が取れない」というご依頼は珍しくありません。

整理した内容は、お客様にもお渡しします。私たちが管理している部分と、お客様の手元に残る部分を分けて書いたものです。保守をやめることになったとしても、その一覧は会社に残ります。

料金と作業範囲はホームページ保守・運用管理サービスのページに公開しています。頼み先ごとの向き不向きはホームページの保守はどこに頼む？をご覧ください。

管理情報の棚卸し、まとめ

• 書く項目は6つ。ドメイン、サーバー、サイト本体、メール、外部サービス、相談先
• ドメインとサーバーは名義と支払い方法まで。外部サービスは誰のアカウントかまで
• パスワードそのものは一覧に書かない。保管場所だけを書く
• 置き場所は、2人以上が見られて、退職しても消えない場所
• 年に1回、見直す日を決める

この1枚があるだけで、担当者が変わっても、業者が変わっても、会社は困りません。逆に無ければ、いつか必ず、探すところから始めることになります。

よくある質問

Q. ログイン情報が今すぐには分かりません。どうすればいいですか？

分かるところから埋めてください。ドメインは「Whois検索」で登録している会社が分かりますし、サーバーは過去の請求書やクレジットカードの明細からたどれることが多いです。それでも分からない部分は、保守会社に調査から依頼できます。

Q. パスワードも一覧に書いておいたほうが早くありませんか？

早いのは確かですが、その一覧が流出したときに全部まとめて渡すことになります。パスワードは専用の管理ソフトか別の場所に保管して、一覧には「どこに保管しているか」だけを書いてください。

Q. 外部サービスが担当者の個人アカウントで作られています。問題ありますか？

問題になります。その人が辞めると、アクセスできなくなるためです。会社のアカウントに移すか、少なくとも別の社員をもう1人、管理者として登録しておいてください。GoogleアナリティクスやSearch Consoleは、管理者を複数登録できます。

Q. どのくらいの頻度で見直せばいいですか？

年に1回で十分です。契約先の変更、担当者の交代、新しく使い始めたサービスなどを反映してください。ドメインやサーバーの更新時期に合わせて確認すると、忘れにくくなります。

管理情報の棚卸しや、分からなくなっている部分の調査もお手伝いできます。お問い合わせからお気軽にご相談ください。