Web担当者の退職によるトラブルを回避する方法！業務引き継ぎのポイントも解説
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記事の監修
IT・WEB集客の専門家
波多野 明仁（Akihito Hatano）
WEB業界歴22年。学生時代に50サイトの制作・運営を行い収益化を達成。その後、ITシステム開発会社にてSEを6年間経験し独立。東証プライム企業をはじめ4,000サイト以上を改善してきた実績あり。自社メディアの制作・運営で培ったアクセスアップのノウハウをクライアント企業のWEB集客に活かし、日々活躍中。1年でアクセス数が715倍に増加した企業や、売上が25倍に増加した企業など、法人クライアントの実績多数。
こんにちは、株式会社ソライル Web集客コンサルタントの波多野です。
Web担当者が退職をしてしまい、ホームページなどの管理にお困りではないでしょうか。
今回は、Web担当者が退職することで生じるトラブル5選、【トラブル回避のために】Web担当者の退職後にできる早急な対策、新しい担当者に引き継ぐ際の手順について解説します。
さらに、Web担当者の退職でトラブルが起こりやすい会社の特徴、トラブルを防ぐ体制の作り方もご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
目次
Web担当者が退職することで生じるトラブル5選
まずは、Web担当者が退職することで生じるトラブル5選についてご紹介します。
- 1.Webサイトの情報が古くなり信頼の低下につながる
- 2.サーバーやドメインの更新ができなくなる
- 3.セキュリティ対策が不足して個人情報の漏洩などにつながる
- 4.お問い合わせ対応が迅速にできなくなる
- 5.アクセス解析や集客が不足して成果を出しづらくなる
Web担当者不在の状態を放置するリスクを改めて確認しておきましょう。
Webサイトの情報が古くなり信頼の低下につながる
Web担当者の退職によりホームページの更新が止まってしまうことで、公開されている情報が古くなり、ユーザーからの信頼低下につながります。
これにより企業イメージが悪化してしまい、競合他社へ顧客が流出することも考えられるでしょう。
サーバーやドメインの更新ができなくなる
Webサイト運営に必要なサーバーやドメインの管理情報がわからず、更新ができなくなることも起こり得るトラブルのひとつです。
サーバーやドメインの更新ができなければ、Webサイトは表示されなくなり、メールも使えなくなる恐れがあります。
セキュリティ対策が不足して個人情報の漏洩などにつながる
Web担当者の退職によってWebサイトをそのままにしておくと、システムのアップデートができなかったり権限管理に不備が発生したりすることで、個人情報の漏洩やハッキングなどのセキュリティリスクが増大します。
サイバー攻撃の被害に遭うと対策が不十分だったとみなされ、顧客離れや業績悪化、さらに多額の損害賠償が発生する可能性があります。
お問い合わせ対応が迅速にできなくなる
Web担当者のみがお問い合わせ対応を行っていた場合、退職後に管理画面へのログイン情報が把握できなかったり、具体的な対応方法がわからなくなったりしてしまい、対応が遅れることも考えられます。
また、ホームページの放置によりお問い合わせフォーム自体が表示されなくなることもあるため、迅速な対策が必要です。
アクセス解析や集客が不足して成果を出しづらくなる
Web担当者が退職することで、ホームページの更新や課題の解消が難しくなるので、見込み顧客を集めてビジネスの成果につなげることが困難になることも。
ターゲット層が求めるコンテンツを掲載し続けられなければ、Webサイトの検索順位低下などの事態も発生し、深刻な売り上げリスクを生み出します。
【トラブル回避のために】Web担当者の退職後にできる早急な対策
Web担当者退職後のトラブルを早急に回避するためには、「外部パートナー」への相談がおすすめです。
こちらでは、外部パートナーへの相談がおすすめの理由、依頼できる業務内容や依頼手順について解説します。
迅速に解決したいときは外部パートナーへの相談がおすすめの理由
Web担当者が不在になった現状をすぐに解決したい場合は、外部パートナーに相談することで、専門家による安定運用を叶えることができます。
自社で人材を育成・採用するよりも、早急にWebサイトなどを効果的・安全に運用できるうえ、従業員の負担も軽減されてコア業務に専念することが可能になります。
他社で制作したWebサイトであっても、運用・保守を引き継ぐことのできるケースは多いので、トラブル回避のためにもぜひ検討してみましょう。
外部パートナーに依頼できる業務内容
一般的に、外部パートナーに依頼できるWeb業務内容は以下の通りです。
| Web業務内容 | 詳細 |
| サーバー管理 | アカウント情報の管理、サーバーの契約更新作業など |
| ドメイン管理 | アカウント情報の管理、ドメインの契約更新作業など |
| セキュリティ管理 | サーバーのセキュリティ強化設定、アラートが起きた場合の原因調査や対策など |
| WordPressのアップデート・維持管理 | アップデート時に不具合が発生しないような管理など |
| WordPressのプラグイン管理 | セキュリティの観点もふまえたプラグインのバージョン管理など |
| 定期バックアップ | Webサーバー内・データベースのバックアップ |
| Webコンテンツ編集・投稿 | 静的・動的コンテンツの編集や投稿など |
さらに、Web集客に強みのある会社であれば、ホームページのリニューアル制作やアクセス解析、SEO対策やSNS運用まで幅広く任せられます。
外部パートナーへの依頼手順
外部パートナーへ依頼する際は、信頼できるWebサイト保守運用会社に相談してみましょう。
株式会社ソライルでは、「ホームページ管理者が退職したので委託したい」というご相談を数多くいただいております。
ITの国家資格を持つ代表が、現在どのような状況でお困りなのかをお伺いし、プロの視点から貴社のご要望に合った保守・運用管理プランをご提案いたします。
お問い合わせフォームより無料で24時間365日ご相談を承っておりますので、まずはお気軽にお問い合わせください。
【新しい担当者に引き継ぐなら】Webサイト運営を継続するための手順
新しい担当者に引き継いでWebサイト運営を継続する場合は、以下4つの手順で進めていきましょう。
- 1.社内でWebの知識がある担当者を選ぶ
- 2.Webサイト管理に必要な情報を整理する
- 3.誰でも理解しやすいようにマニュアルやツールを整える
- 4.教育体制を見直して知識やスキルを身につけられるようにする
こちらからは、上記4つのステップについて解説します。
ステップ1：社内でWebの知識がある担当者を選ぶ
まずは、社内でWebの知識・スキルがある担当者を選任しましょう。
Web担当者の業務は、Webサイト更新やコンテンツ制作のディレクション、アクセス解析、SNS運用など幅広いため、あらかじめ基本知識を習得している人に任命することが大切です。
Web担当者は、企業のブランディングや売上に直結する重要な役割を担っているので、慎重に後任者を見極めていきましょう。
ステップ2：Webサイト管理に必要な情報を整理する
次に、下記のようなWebサイト管理に必要な情報を整理します。
| Webサイト管理に必要な情報 | 概要 |
| Web制作会社などの担当情報 |
|
| Webサイトの基本情報 |
|
| 承認フロー・社内ルール |
|
Webサイト管理に必要な情報は、一箇所に集約・管理しておくと、担当者を交代するときもスムーズなのでぜひ実践してみてください。
ステップ3：誰でも理解しやすいようにマニュアルやツールを整える
Webサイト管理に必要な情報をまとめた後は、誰が見ても理解できるようにマニュアルやツールを整えます。
マニュアル作成の際は、以下の情報を記載することが大切です。
- ・マーケティング施策資料
- ・運用に関わる業務内容
- ・運用に必要なツール
- ・CMSなどツールの基本操作方法
- ・デザイン・コーディングガイドライン
読み手を意識し、作業手順を省略せず業務内容を十分に理解できるような内容でまとめていきましょう。
ステップ4：教育体制を見直して知識やスキルを身につけられるようにする
Web担当者が効果的に業務を進められるように、下記の知識やスキルを身につけられる教育体制を整備することも重要です。
- ・基本的なWeb技術（HTMLやCSSの基礎スキル、CMSの操作スキルなど）
- ・マーケティングスキル
- ・データ分析スキル
- ・セキュリティスキル
- ・Webトレンドの知識
操作研修などを定期的に行ったり外部から専門講師を招いたりしながら、スキルアップできる環境を整えましょう。
Web担当者退職時の業務引き継ぎで押さえるべきポイント
Web担当者退職時の業務引き継ぎで押さえるべきポイントは、以下の通りです。
- ・Webサイト運営に必要な情報をまとめてもらう
- ・マーケティング施策の内容や進捗状況を確認する
- ・コンテンツ作成の手順をまとめてもらう
- ・トラブル発生時の対応フローを確認する
- ・退職者のアカウント削除やパスワード変更方法について確認する
上記5つのポイントについて解説します。
Webサイト運営に必要な情報をまとめてもらう
Web担当者が退職する前に、Webサイト運営に必要な情報をまとめてもらいましょう。
Webサイトの基本情報や運用状況の整理、過去の施策・データの共有、社内の役割分担など、細かく整理してもらうことで引き継ぎ後の混乱を避けられます。
マーケティング施策の内容や進捗状況を確認する
現在どのようなマーケティングを実施し、どのような進歩状況なのかも確認することが大切です。
Webマーケティングの種類は、SEOからWeb広告、SNS運用まで多岐にわたり、それぞれの目的や指標、戦略や具体的な実施内容などを把握することで、Web活動の停止や機会損失を防ぐことができます。
コンテンツ作成の手順をまとめてもらう
実際にどのようにコンテンツを作成しているのか、具体的な手順をまとめてもらうことで、スムーズな引き継ぎを行うことができます。
Web経験の少ない方でも、資料を読むだけでコンテンツ作成を進めていけるように、図表も使いながら詳細な内容に整理してもらえば、効率性の維持が見込めるでしょう。
トラブル発生時の対応フローを確認する
Web管理においてトラブルが発生した場合、どのように対応していくかも確認しておきましょう。
障害発生時の対応手順、担当者への連絡先、原因の調査・解決方法など、具体的なフローを把握しておけば、影響を最小限に抑えられユーザーからの信頼性の向上や再発防止につながります。
退職者のアカウント削除やパスワード変更方法について確認する
退職者のアカウント情報などをそのままにしてしまうと、情報漏えい・不正利用のリスクにつながるため、必ずアカウント削除方法・パスワード変更方法もチェックしておきましょう。
また、利用されていないアカウントの放置により、ライセンス費用が継続して発生することもあるので、コスト削減のためにも確認することが大切です。
Web担当者の退職でトラブルが起こりやすい会社の特徴
もし自社の状況が下記の特徴に当てはまる場合、Web担当者の退職でトラブルが起こる可能性があります。
- ・Webサイトの規模に対して運営の人数が足りていない
- ・Webサイト運営のマニュアルや手順書がない
- ・アカウント情報などの共有が適切に行われていない
Web担当者に業務が過集中していたり、属人化・ブラックボックス化されていたりする状況であれば、早急にトラブルを防ぐための対策を実施しましょう。
Web担当者の退職によるトラブルを防ぐ体制の作り方
Web担当者の退職によるトラブルを防ぐためには、下記3つのポイントによる体制作りが重要です。
- ・Web担当者の業務範囲を再検討する
- ・外部パートナーと連携して運営する仕組みをつくる
- ・Webサイト運営の体制を定期的に見直す
上記3つのポイントをご紹介します。
Web担当者の業務範囲を再検討する
効率と成果を両立するために、Web担当者の業務範囲の最適化を図ってみましょう。
現状の業務全てを洗い出し、Webサイトの目標に直結する業務以外は、削減・自動化を検討してみてください。
また、「業務範囲が膨大で終わらない」というトラブルを防ぐためには、複数人の対応や外部パートナーを活用することも大切です。
外部パートナーと連携して運営する仕組みをつくる
Web運営を外部パートナーに相談することで、採用・育成コストを削減しながら、プロによる高いクオリティで成果が期待できる運用を代行してもらうことが可能になります。
完全に運用を丸投げするのではなく、定期的なミーティングから施策の背景などを把握していくことで、自社へのノウハウ蓄積にもつなげられるでしょう。
Webサイト運営の体制を定期的に見直す
市場環境やユーザーニーズは変化し続けているため、Webサイト運営の体制を定期的に見直すことで持続可能な運用体制を構築することが可能です。
Web担当の役割、業務フロー、作業ボリューム、目標の達成状況などを考慮し、Web担当者退職後もマーケティング成果を最大化させる体制を実現していきましょう。
Web担当者の退職でお悩みなら「株式会社ソライル」にお任せください
現在、Web担当者の退職でお悩みの場合は、Web集客コンサルティング会社「株式会社ソライル」にお任せください。
ソライルでは、「Web担当者が退職して困っている」「ホームページ運用をどうすればいいのかわからない」といったお悩みに、インターネット業界歴20年以上のプロがSEO対策にも効果がある保守・運用管理を実施いたします。
貴社のご利用環境やご要望に合わせて、セキュリティの強化や完全オーダーメイドの集客コンサルティングのご提案も可能ですので、まずはお気軽にご相談ください。
Web担当者退職、まとめ
今回は、Web担当者が退職することで生じるトラブル5選、【トラブル回避のために】Web担当者の退職後にできる早急な対策、新しい担当者に引き継ぐ際の手順について解説しました。
Web担当者が不在のままの場合、顧客からの信用低下や機会損失、セキュリティリスクの増大が考えられるため、迅速な対策が必要です。
株式会社ソライルでは、累計4000サイト以上の改善実績を持つ現役Webコンサルタントが、確かな技術でSEO対策にもなるWebサイト保守運用を行います。
他社でご制作されたWebサイトの引き継ぎも多数承っておりますので、すぐに対応できるWeb保守サービスをお探しなら、プロにご相談ください。
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